Modul Penjualan

Pada halaman ini, kita akan belajar mengenai cara memasukkan data penjualan ke Sistem Akuntansi Online Skysen.Id, termasuk dengan modul terkait seperti Kontak, Retur Penjualan, Piutang dan Pembayaran Piutang.

Kontak Pelanggan

Sebelum kita memasukkan data penjualan, kita harus memiliki data pelanggannya terlebih dahulu. Untuk memasukkan data pelanggan, kita bisa mengakses menu Aset, kemudian pilih Kontak. Sistem akan menampilkan seluruh kontak yang sudah pernah dimasukkan, baik kontak Pemasok maupun kontak Pelanggan. Untuk modul Penjualan dan Piutang, kita hanya bisa menggunakan data Pelanggan.

Modul ini dirancang mirip dengan modul lainnya agar dapat digunakan dengan mudah. Untuk menambah Kontak baru, kita tinggal mengklik tombol Kontak yang berada di kanan atas tabel. Yang harus diisi hanya Nama, dan kita harus mencentang Pelanggan agar data ini dapat digunakan pada modul Penjualan dan Piutang. Informasi lainnya boleh dilengkapi apabila diperlukan.

Sedangkan pada bagian kanan data, terdapat beberapa icon yang bisa kita gunakan untuk operasi yang berkaitan dengan data yang bersangkutan. Icon lingkaran yang isinya huruf i adalah untuk melihat informasi detil. Icon kotak dengan isi pena berfungsi untuk mengubah data. Icon lingkaran dengan huruf x berguna untuk menghapus data. Icon gambar file dengan tanda tambah berguna untuk menambahkan attachment berubah document atau gambar. Sedangkan icon dengan gambar kartu berfungsi untuk melihat daftar pengguna yang sudah pernah memanipulasi data.

Penjualan

Untuk menambahkan data penjualan, pilih menu Penjualan, kemudian pilih lagi Penjualan. Sistem akan menampilkan seluruh data penjualan pada bulan yang bersangkutan. Apabila Anda ingin melihat data bulan lain, bisa ubah bulan dan tahun yang berada di sebelah kanan atas tabel. Tekan tombol Tambah Penjualan yang berada di sebelah kanan atas tabel untuk menambahkan data penjualan baru.

Pertama masukkan dahulu tanggal penjualan. Yang perlu diingat disini adalah tanggal penjualan tidak boleh sebelum periode akuntansi. Kemudian kita bisa klik icon kata pembesar di sebelah kanan Pelanggan untuk mencari berdasarkan nama Pelanggan.

Pilih metode pembayaran yang digunakan. Secara default nilainya adalah Piutang, dimana kita tidak langsung melakukan pembayaran terhadap penjualan, melainkan kita menambahkan piutang terhadap Pelanggan. Nantinya kita bisa melihat daftar piutang pada modul Piutang. Dan bisa melakukan pembayaran piutang di modul Pembayaran Piutang. Namun kalau ternyata pelanggan melakukan pembayaran secara langsung, maka kita bisa memilih akun yang digunakan baik itu berupa akun kas maupun akun bank.

Opsional kita bisa mengubah keterangan dari transaksi. Kemudian kita bisa memasukkan daftar barang yang dijual, jumlah dan harganya. Setelah semua data lengkap, kita bisa menekan tombol Simpan untuk menyimpan dan secara otomatis mengurangi stok dan membuat auto jurnal. Atau kita bisa menyimpan transaksi sebagai draf agar bisa diposting di kemudian waktu.

Posting Penjualan

Pada saat kita posting transaksi penjualan, maka sistem akan melakukan 3 hal:

Apabila barang yang dijual bersifat bisa distok, maka sistem mengurangi stok barang berdasarkan tanggal transaksi. Sistem akan menampilkan pesan error apabila jumlah stok barang tidak mencukupi
Apabila Akun Kas/Bank yang digunakan adalah piutang, maka sistem menambahkan piutang baru atas nama pelanggan pada tanggal transaksi
Sistem secara otomatis membuatkan jurnal transaksi, yaitu Akun Kas/Bank pada Penjualan. Apabila barang yang dijual bersifat bisa distok, maka sistem secara otomatis menghitung harga pokok barang menggunakan metode FIFO dan menambahkan jurnal Harga Pokok Penjualan pada Persediaan.

Untuk melihat jurnal yang dibuat secara otomatis oleh sistem, silahkan klik ke icon buku berwarna hijau yang berada di sebelah kanan transaksi.

Pembayaran Piutang

Apabila pelanggan melakukan pembayaran terhadap penjualan secara langsung 100% pada hari yang sama dengan transaksi, maka pada saat mencatat penjualan kita bisa memilih Akun Kas/Bank yang digunakan untuk pembayaran. Namun kita disarankan untuk menggunakan Piutang apabila:

Pembayaran dilakukan pada tanggal yang berbeda dari transaksi
Pembayaran tidak langsung 100%, melainkan dicicil beberapa kali
Pembayaran ingin dipotong retur penjualan

Untuk melakukan pembayaran piutang, pertama kita pilih menu Penjualan, setelah itu pilih Pembayaran Piutang. Sistem akan menampilkan tabel pembayaran piutang yang telah dilakukan pada bulan ini. Sama seperti modul lainnya, untuk menambahkan pembayaran piutang baru, kita bisa mengklik tombol Tambah Pembayaran Piutang yang berada di kanan atas tabel.

Pertama kita tentukan dahulu tanggal pembayaran. Setelah itu kita klik icon kaca pembesar di sebelah kanan Pelanggan untuk mencari Pelanggan yang hendak melakukan pembayaran. Lalu kita bisa memilih rekening kas atau bank yang digunakan untuk membayar piutang. Opsional kita bisa mengubah keterangan pembayaran piutang tersebut.

Pada saat kita memilih Pelanggan, maka sistem akan mengupdate tabel dengan daftar piutang yang kita miliki terhadap pelanggan tersebut. Di data sebelah kiri, kita bisa memilih kode piutang yang hendak dibayar. Setelah kita pilih, sistem akan meng-update nilai piutang pada data sebelah kanan. Kemudian kita bisa memasukkan nilai yang hendak dibayar.

Kita bisa memasukkan nilai yang lebih kecil dari total piutang apabila pelanggan hanya melakukan pembayaran partial terhadap piutang. Kita juga bisa memasukkan nilai negatif apabila justru kita yang melakukan pembayaran ke pelanggan. Kita juga bisa memilih beberapa kode piutang sekaligus untuk melakukan pembayaran secara bersamaan. Pada bagian bawah tabel, kita bisa memasukkan data tambahan seperti diskon, denda keterlambatan atau biaya transfer.

Posting Pembayaran Piutang

Pada saat kita posting transaksi pembayaran piutang, maka sistem akan melakukan 2 hal:

Sistem menambahkan pembayaran terhadap piutang yang dipilih dalam transaksi. Kemudian status piutang akan diubah berdasarkan pembayaran, apakah piutangnya masih kurang bayar, lebih bayar atau sudah lunas.
Sistem secara otomatis membuatkan jurnal transaksi, yaitu Akun Kas/Bank pada Piutang Dagang.

Retur Penjualan

Terkadang proses penjualan tidak berjalan lancar, sehingga pelanggan meminta pengembalian terhadap barang yang telah kita jual, ntah karena alasan rusak, tidak sesuai spesifikasi, atau ternyata barang tidak datang, ataupun alasan lainnya. Proses pengembalian ini dinamakan Retur Penjualan.

Untuk mencatat transaksi Retur Penjualan, pertama pilih menu Penjualan, kemudian pilih Retur Penjualan. Proses pencatatannya mirip dengan cara kita mencatat Penjualan. Sistem akan menampilkan semua transaksi Retur Penjualan yang telah tercatat bulan ini. Untuk menambahkan transaksi baru, kita bisa menekan tombol Tambah Retur Penjualan yang berada di sebelah kanan atas tabel.

Pertama tentukan tanggal retur. Kemudian pilih nama pelanggan. Pilih akun kas/bank yang digunakan untuk retur, kita bisa menggunakan Piutang apabila tanggal pembayaran berbeda dari tanggal transaksi, atau proses pembayarannya adalah memotong dari saldo piutang. Masukkan barang, jumlah dan harganya. Kemudian tekan tombol Simpan.

Posting Retur Penjualan

Pada saat kita posting transaksi retur penjualan, maka sistem akan melakukan 3 hal yang merupakan kebalikan dari penjualan:

Apabila barang yang diretur bersifat bisa distok, maka sistem menambah stok barang berdasarkan tanggal transaksi
Apabila Akun Kas/Bank yang digunakan adalah piutang, maka sistem menambahkan piutang baru dengan nilai negatif atas nama pelanggan pada tanggal transaksi
Sistem secara otomatis membuatkan jurnal transaksi, yaitu Retur Penjualan pada Akun Kas/Bank. Apabila barang yang diretur bersifat bisa distok, maka sistem akan menambahkan jurnal Persediaan Komputer pada Harga Pokok Penjualan berdasarkan harga beli terakhir.

Penghapusan Piutang

Terkadang piutang sudah terlalu lama sehingga tidak bisa dibayar, apalagi kalau pelanggan ternyata sudah bangkrut atau sudah tidak bisa dihubungi. Hal ini membuat kita ingin menghapus piutang sehingga sudah tidak tercatat lagi pada daftar piutang kita.

Untuk melakukan penghapusan piutang, pilih menu Penjualan kemudian pilih Penghapusan Piutang. Sama seperti modul lainnya, sistem akan menampilkan daftar penghapusan piutang yang sudah pernah dicatat oleh sistem pada bulan ini. Untuk menambahkan transaksi baru, tekan tombol Tambah Penghapusan Piutang yang berada di sebelah kanan atas tabel.

Pertama tentukan dahulu tanggal terjadinya transaksi penghapusan piutang. Kemudian klik icon di sebelah kanan piutang untuk mencari piutang. Kita bisa mencari menggunakan nama pelanggan. Kemudian klik ke kode piutang dari hasil pencarian. Sistem akan menampilkan data dari piutang tersebut di layar. Tekan tombol Simpan untuk melanjutkan.

Posting Penghapusan Piutang

Pada saat kita posting transaksi penghapusan piutang, maka sistem akan melakukan 2 hal:

Sistem mengubah status piutang menjadi Dihapus. Kita sudah tidak melihat piutang ini pada pada Daftar Piutang dengan status Belum Bayar. Namun kita masih bisa melihat piutang tersebut dengan cara mengubah filter status menjadi Lunas dan memilih Bulan dan Tahun yang sesuai dengan tanggal piutang.
Sistem secara otomatis membuatkan jurnal transaksi, yaitu Kerugian Piutang pada Piutang Usaha.